この記事は会議のファシリテーションを成功させたい人向けの記事です。
下記、課題を抱えた人にも有効です。
- 会議でのファシリテーション方法がわからない
- 会議参加者の会話をまとめられない
- 会議の目的が達成できない
新型コロナウイルスの拡大と共に、テレワークも普及して来ました。
対面では何気なく行っていた会議ですが、WEB上になると会議の質が落ちるという課題があります。
対面の会議でもそうですが、会議の善し悪しはファシリテーター次第です。
今回のWEB会議でのファシリテーション方法を理解していただき、職場で実践いただければと思います。
会議の目的が達成できるように、ファシリテーション方法を学んでいきましょう。
目次
会議が成功するファシリテーションの方法を学ぼう！ WEB会議でもOK
これから説明する内容は、会議の資料ができており、会議日程が決定していることを前提としています。
まずは会議前の準備です。
準備が会議の良し悪しを決定付けると言っても過言ではありませんので、しっかり押さえておいてください。
会議前にする4つの準備
１．会議の目的設定
まず会議の目的は何なのか設定しましょう。
例えば、商品の企画会議であれば、最終目的は「商品の承認を得る」になります。
つまり、会議の目的とは、その会議で達成すべきことになります。
何のためにこの会議をするのか考えれば自ずと目的ははっきりします。
２．アジェンダ作成
会議の目的が決まれば次にアジェンダを作成しましょう。
会議が1時間であれば、どのように1時間を過ごすかストーリーを考えます。
承認者は話が長いなどあれば、あらかじめ承認者が話す時間を加味するようにしましょう。
また、アジェンダとして、このパートは何分実施するかを明記することで、参加者も時間を意識します。
３．担当者決め
会議で誰が何をするか決めます。
担当とするのは、ファシリテーター、プレゼンター、議事録作成者などになります。
また、WEBでチャットも並行して使用する場合は、チャットを確認する人も必要でしょう。
つまり、会議が円滑に行えるよう、担当者を決めていきます。
ここで注意すべきことは、ファシリテーターがすべてを行わないようにすることです。
ファシリテーターはファシリテートに集中できるよう担当者を決める必要があります。
４．会議ルールの作成
最後に会議ルールを作成します。
会議ルールの目的は、会議のコントロールをファシリテーターが行うことを周知するために作成します。
以下3つををルールとすると良いでしょう。
- 会議の進行はファシリテーターが行う
- 質疑のルール(ファシリテーターが指すまで発言しない)
- 発言者以外はマイクをミュートにする(WEB会議の場合)
毎回周知することにより、このルールは一般化されます。
会議中でやった方がいい4つのこと
準備１～４ができていることが前提です。
１．周知・連絡事項
ファシリテーターが会議をコントロールします。
はじめは、準備４で作成した「会議ルール・周知事項」を共有します。
同メンバーでの会議でもルールが定着するまでは、こちらのルールは毎回触れるようにしましょう。
はじめて参加する人がいる場合は、周知するようにしましょう。
２．話を聞いていない人がいないか確認
プレゼンターの説明中は、周囲に目を配りましょう。
WEB会議では、参加者が話を聞いているか注視しましょう。
３．質疑応答でのファシリテーション
質疑応答の質問者もファシリテーターが指定しましょう。
具体的には、チャットもしくは、マイクのミュートを解除し質問がある旨をファシリテーターに宣言することです。
ファシリテーターは、「では○○さんお願いします」など発言を許可します。
そして、質問が終われば、回答者に渡します。
質疑応答の大きな流れはこのようになります。
４．クロージング
会議の最後に会議全体を総括、連絡事項を行い会議を終わらせます。
総括を行うことで、会議参加者が会議の決定事項を再認識します。
まとめ
会議のファシリテーションも準備しておくだけで、コントロールが容易になります。
そして、今回の重要ポイントは「誰が話しをするのかファシリテーターがコントロールすること」です。
紹介した内容が最初から上手くいくことはないかもしれませんが、この方式で粘り強く行うことで、有意義な会議とすることができます。
またWEB会議だけではなく、対面の会議でも同様に行うと良いでしょう。
是非、試してみてください。
なべやんの経験
今回の内容は、私が実際試した内容となり、会議の生産性も格段に向上することができました。
発言者をコントロールしなければ、プレゼンターの説明が途中なのに質問されたり、収集のつかない会議となります。
会議中、誰が話すのかを明確にすることで、予定通りに会議を進行することができます。
どこにでもいる話したがりや、話が長い人に勝手に話させないことが重要です。
それを止めるのもまた、ファシリテーターの役目です。
また、ファシリテーターは会議参加者が全員が退屈にならないよう会議を設計、進行を行う必要もあります。
私の場合、いるだけの人は理由を付けて呼ばないなどしますｗ
以上、「会議が成功するファシリテーションの方法を学ぼう！」でした。