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リモートワーク下で生じる課題を解決【コミュニケーション】

新型コロナウイルスが感染拡大し、リモートワークを経験した方も多いでしょう。

実際にリモートワークを行い、特にコミュニケーションについては、多くの問題や課題が見えてきたのではないでしょうか。

今回記事を読んだ方が、リモートワークを行うにあたり対面以上に、円滑なコミュニケーションが行えうにはどうすればよいか解説します。

これからリモートワークを行う方にも、有用な情報です。

リモートワーク下で生じる課題を解決【コミュニケーション】

課題:コミュニケーション不足

解決策①:最低1日1回の電話会議

リモートワーク下ではコミュニケーション不足が1番の課題となります。

では、どうやってコミュニケーション不足をなくすか。

それは、電話会議を最低でも1日1回は行うことです。

ビデオ通話ならなお良いでしょう。

また、会議である必要はありません。

重要なのは、部署のメンバーやチームのメンバーと会話することです。

時間は長すぎてしまうと、だらだらしてしまうので、30分程度が良いでしょう。

では、どのように会議、場を設定すれば良いか。

朝会や夕会など定常業務として、行えるようにしておくと良いでしょう。

不定期に開催するとスケジュール調整など無駄な業務が発生するので、定常的に行えるよう会議を設定しましょう。

例えば、リモートワーク下でのルールとして、「朝9:30からは朝会を実施する」などです。

1日1回でも通話することで、各メンバーの様子を理解することができるので、一定のコミュニケーション不足は改善することができます。

解決策②:チャットツールの活用

細かいやりとりはチャットツールを使用することで、コミュニケーション課題は解決できるでしょう。

成果物の共有、状況確認、報告など、スピード感を持ってコミュニケーションが可能になります。

まだチャットツールを導入していないのであれば、利用すべきです。

メールよりもはるかに効率的にコミュニケーションが行えます。

解決策③:対面と同じことをしない

リモートワーク下のコミュニケーションを、対面のコミュニケーションに近づけようとする失敗します。

なので、リモートワーク独自のコミュニケーション方法を設ける必要があります。

対面と同じことをしても仕方がないということです。

対面での当たり前を一旦忘れ、リモート環境でどうコミュニケーションを行うか考える必要があります。

コミュニケーションに課題があるなら報告ルールの設定や、朝会や夕会のようにコミュニケーションの機会を日常的に設けることが解決策となります。

各職場で状況やメンバーによって独自のルールを設定してください。

課題:リモートワーク下での打ち合わせが上手くいかない

次に打ち合わせについてです。

特に打ち合わせでは、ルールの設定が重要になります。

これから紹介するルールは一般化されつつありますので、しっかりと押さえてください。

ファシリテーターを用意する

WEB会議では、誰が話をしているかわからなくなることがあります。

また、会議室などの制限がないので、ダラダラ打ち合わせをしてしまいがちです。

上記課題を解決する上でもファシリテーターを用意する必要があります。

具体的なファシリテーターの役目は、会議の進行はもちろん、会話のコントロールやタイムマネジメントになります。

会話のコントロールは、誰が話すかファシリテーターが指定することになります。

これが行われないと、誰が発言したかわからない、会話の収集が付かなくなります。

次にタイムマネジメントです。

タイムマネジメントは会議が長引かないようにすると、会議自体の目的が達成できるよう時間調整を行います。

別途リモートワーク下でのファシリテーションについては記事を記載します。

話をしない人はマイクをミュートにする

話をしない時は、マイクをミュートにするは定着してきたルールになります。

知らないと恥ずかしいルールにもなるでしょう。

特に多くの人数が参加する会議では、ハウリングが生じることもあるので、話をしない時は、必ずマイクをミュートにするようにしましょう。

なべやんの経験

私の経験上、リモートワーク環境でのコミュニケーションは対面よりも活性化できています。

確認を行うにもチャットですぐに連絡が取れ、会話をしたい方を待つ時間が削減でき、効率化もできています。

また、顧客折衝においても、ファシリテーターがしっかりとファシリテーションを行う打ち合わせ、会議では、打ち合わせの目標が達成され、打ち合わせが消化不良で終わることも減りました。

まだまだ、リモートワークは発展途上ではありますが、とても可能性のある働き方だと思います。

これから先、リモートワークと出社が選択できる社会となるようコミュニケーション手法においても様々な手段を実践し、この場で紹介できればと思います。

リモートワークでのコミュニケーションが不安な方でも、ツールやルールを導入すれば、コミュニケーション課題は改善できることも理解いただければ、幸いです。

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