新型コロナウイルスが感染拡大し、リモートワークを経験した方も多いでしょう。
実際にリモートワークを行い、特にコミュニケーションについては、多くの問題や課題が見えてきたのではないでしょうか。
今回記事を読んだ方が、リモートワークを行うにあたり対面以上に、円滑なコミュニケーションが行えうにはどうすればよいか解説します。
これからリモートワークを行う方にも、有用な情報です。
目次
リモートワーク下で生じる課題を解決【コミュニケーション】
課題:コミュニケーション不足
解決策①:最低1日1回の電話会議
リモートワーク下ではコミュニケーション不足が1番の課題となります。
では、どうやってコミュニケーション不足をなくすか。
それは、電話会議を最低でも1日1回は行うことです。
ビデオ通話ならなお良いでしょう。
また、会議である必要はありません。
重要なのは、部署のメンバーやチームのメンバーと会話することです。
時間は長すぎてしまうと、だらだらしてしまうので、30分程度が良いでしょう。
では、どのように会議、場を設定すれば良いか。
朝会や夕会など定常業務として、行えるようにしておくと良いでしょう。
不定期に開催するとスケジュール調整など無駄な業務が発生するので、定常的に行えるよう会議を設定しましょう。
例えば、リモートワーク下でのルールとして、「朝9:30からは朝会を実施する」などです。
1日1回でも通話することで、各メンバーの様子を理解することができるので、一定のコミュニケーション不足は改善することができます。
解決策②:チャットツールの活用
細かいやりとりはチャットツールを使用することで、コミュニケーション課題は解決できるでしょう。
成果物の共有、状況確認、報告など、スピード感を持ってコミュニケーションが可能になります。
まだチャットツールを導入していないのであれば、利用すべきです。
メールよりもはるかに効率的にコミュニケーションが行えます。
解決策③:対面と同じことをしない
リモートワーク下のコミュニケーションを、対面のコミュニケーションに近づけようとする失敗します。
なので、リモートワーク独自のコミュニケーション方法を設ける必要があります。
対面と同じことをしても仕方がないということです。
対面での当たり前を一旦忘れ、リモート環境でどうコミュニケーションを行うか考える必要があります。
コミュニケーションに課題があるなら報告ルールの設定や、朝会や夕会のようにコミュニケーションの機会を日常的に設けることが解決策となります。
各職場で状況やメンバーによって独自のルールを設定してください。
課題:リモートワーク下での打ち合わせが上手くいかない
次に打ち合わせについてです。
特に打ち合わせでは、ルールの設定が重要になります。
これから紹介するルールは一般化されつつありますので、しっかりと押さえてください。
ファシリテーターを用意する
WEB会議では、誰が話をしているかわからなくなることがあります。
また、会議室などの制限がないので、ダラダラ打ち合わせをしてしまいがちです。
上記課題を解決する上でもファシリテーターを用意する必要があります。
具体的なファシリテーターの役目は、会議の進行はもちろん、会話のコントロールやタイムマネジメントになります。
会話のコントロールは、誰が話すかファシリテーターが指定することになります。
これが行われないと、誰が発言したかわからない、会話の収集が付かなくなります。
次にタイムマネジメントです。
タイムマネジメントは会議が長引かないようにすると、会議自体の目的が達成できるよう時間調整を行います。
別途リモートワーク下でのファシリテーションについては記事を記載します。
話をしない人はマイクをミュートにする
話をしない時は、マイクをミュートにするは定着してきたルールになります。
知らないと恥ずかしいルールにもなるでしょう。
特に多くの人数が参加する会議では、ハウリングが生じることもあるので、話をしない時は、必ずマイクをミュートにするようにしましょう。
なべやんの経験
私の経験上、リモートワーク環境でのコミュニケーションは対面よりも活性化できています。
確認を行うにもチャットですぐに連絡が取れ、会話をしたい方を待つ時間が削減でき、効率化もできています。
また、顧客折衝においても、ファシリテーターがしっかりとファシリテーションを行う打ち合わせ、会議では、打ち合わせの目標が達成され、打ち合わせが消化不良で終わることも減りました。
まだまだ、リモートワークは発展途上ではありますが、とても可能性のある働き方だと思います。
これから先、リモートワークと出社が選択できる社会となるようコミュニケーション手法においても様々な手段を実践し、この場で紹介できればと思います。
リモートワークでのコミュニケーションが不安な方でも、ツールやルールを導入すれば、コミュニケーション課題は改善できることも理解いただければ、幸いです。