人材育成

【新社会人】仕事の進め方 知らなきゃ損!5つの基本について 

社会人としての仕事の進め方を5つご紹介します。

こんな方におすすめ

仕事の進め方についての研修がない方、仕事の進め方について学習したい方。

また、こちらの内容は、私自身が中小企業の新人教育で使用しているものになり、実績もあります。

実際に行っている研修に近い形で記載しますので、研修を受講している感じで読んでいただければと思います。

それでは内容に入りたいと思います。

仕事の進め方 知らなきゃ損!5つの基本について 

仕事の進め方を5つの基本としてまとめました。

ご紹介する5つの基本は、どの業種関係なく使用可能です。

また、こちらは明日から使えるものになります。

学んだら即実行でお願いします。

この5つを理解し、取得すれば仕事の悩みも軽減するでしょう。

また余裕も生まれるので、仕事が楽しい方向に向くでしょう。

序説 これまでの振り返りをしよう

まず具体的な進め方に入る前に、ご自身のこれまでの仕事の振り返りをしましょう。

振り返りの軸としては2つ、①「悩んだこと、苦労したこと」②「①は改善できたか、またどのように改善することができたか」を振り返りしましょう。

以下のように紙に書いて整理してみると良いです。

自分の悩んでいること、苦労していることが改善できたかできていないか明確になります。

①仕事の目的を理解しよう

仕事の目的を理解しましょう。

仕事の目的を理解することで、タスクや業務がなぜ行われているのか理解することができる。

タスクや業務がなぜ行われているのか理解することができれば、やらされ感もなくなります。

皆さんの仕事の目的はなんでしょうか?

厳密には上記のようなことは、働く目的になります。

では、仕事の目的とは、何か。

仕事の目的は、タスクや業務が発生する根源、つまりお客さんのため仕事をすることが、仕事の目的になります。

お客さんのニーズを理解し、タスクや業務は何を実現するために行っていることなのか理解する必要があります。

皆さんの今やっているタスクや業務は何のため誰のためやっているのか確認してみましょう。

確認、理解することで、タスクや業務への納得感、どう対応すれば上手くいくか考えることができます。

何よりも、ただ受けていたタスクを自分色に染めること(工夫)ができるので、やらされ感がなくなります。

ポイント

何のため、誰のためタスクや業務を行っているのか確認、理解しましょう。

②タスクの期限を確認しよう

仕事の期限を確認しましょう。

自分のタスクや業務を整理し、優先順位を決めましょう。

優先順位を決めることで、効率的に業務ができるようになります。

皆さん、タスクの期限を確認していますでしょうか。

タスクには必ず期限があり、期限までに行う必要があります。

では期限を確認しないで作業をし、期限が守れなかったらどうなるでしょうか。

当然、お客さんに迷惑がかかります。また、本来得られる利益も得られることができなくなります。

そして、お客さんからの信頼もなくなるかもしれません。

そうならないためにも、タスクの期限をしっかり確認してからタスクを行いましょう。

どのようにすれば期限を守ることができるか。以下4つを行いましょう。

1.期限を確認する

2.自分のタスクを整理する

3.タスクの優先順位を決める

4.期限通りできない場合、先輩、上司に相談する

1.期限を確認する

タスクの期限を上司先輩お客さんに確認しましょう。

具体的にいつまでに行うのか(期限)と、重要度を確認すると良いでしょう。

2.自分のタスクを整理する

自分のタスクを整理しましょう。

タスクは1つとは限りません。

確認した期限と、重要度に並べます。

3.タスクの優先順位を決める

整理したタスクを基に優先順位を決めましょう。

優先順位を決めることで計画的にタスクを行うことができます。

具体的な優先順位の決め方は、「④タスクの「優先順位」を決めよう」で説明します。

優先順位を決めて作#優先順位業することで、効率的に業務を遂行できるようになります。

4.期限通りできない場合、先輩、上司に相談する

期限通りにできない場合、事前に先輩や上司、お客さんに相談しましょう。

事前に相談することが重要です。

事前に相談することで、タスクの調整や、期限の見直しが行われます。

そしてやってはいけないのが、期限ギリギリに相談することです。

期限ギリギリだと、タスクの調整や、期限の見直しができなくなります。

早め早めに相談しましょう。

ポイント

期限を確認し、優先順位を決めよう。終わらなそうであれば、事前に相談しよう。

③自分の役割を理解しよう

チームやプロジェクトでのあなたの役割を理解しましょう。

役割が明確になければ決めましょう。

役割があることで、責任ももって仕事ができ、自分の価値を見出すことができます。

皆さん、ご自身の役割を理解していますでしょうか。

管理職の人であれば、チームをマネジメントする役割があるように、新人の皆さんにも役割はあります。

組織やチームで仕事をする以上、必ず皆さんの役割は設定されています。

役割を全うする意味でも。自身の役割はしっかりと確認する必要があります。

では、どのように確認するのか。

先輩や上司に、確認してもよいですし、今自分のタスクや業務から推測してもよいです。

推測した場合、最終確認を先輩や上司に確認しましょう。

(私の役割は、…であっていますか?)

自分の役割が理解できるとタスクの重みも理解でき、タスクへの責任感も湧きます。

また、役割上の仕事をできるので、自分で考えて仕事をすることができます。

自分で考えて仕事をすることで、自分の価値を見出すことができます。

ポイント

先輩や上司に自分の役割を確認しましょう。

④タスクの「優先順位」を決めよう

タスクの優先順位を決めましょう。

タスクの優先順位を決めることで、効率的に業務を遂行できます。

皆さん、タスクを行う際、優先順位を決めて作業されてますでしょう。

優先順位は決めず、受けた仕事から片付けていませんでしょうか。

タスクは1つとは限らず、複数受けることもあります。

優先順位を決めることで、複数のタスクがあってもどれから手を付けたらいいか判断することができます。

ではどのように優先順位を決めればいいのか。

優先順位を決め方は、「緊急」と「重要」の軸で考えると良いです。

どのように「緊急」と「重要」に分けるかは、事前に確認した「②タスクの期限を確認しようー1.期限を確認する」を基に分けましょう。

以下実際に「緊急」と「重要」の軸で分けた例です。

左上から【緊急】、【錯覚】、【価値】、【無駄】に分けることができます。

皆さんのほとんどのタスクは【緊急】又は【錯覚】の作業です。

まず、【緊急】のタスクを片付けてから、【錯覚】、【価値】のタスクを行いましょう。

ある程度タスクに慣れ時間ができれば、図の右上【価値】将来への投資を行いましょう。

余談ですが、仕事が一般的にできる人は、図の右上【価値】のタスクに取り組み、準備や効率化を行っています。

ポイント

タスクの優先順位は「緊急」かつ「重要」かで決めよう。

⑤報連相をしてみよう

報連相をしましょう。

報連相を行うことで、タスクを振った方(先輩、上司、お客さん)は安心します。

報連相は仕事をする上で重要なコミュニケーションです。

皆さん、報連相はできていますでしょうか。

できていると思っている方も、先輩や上司目線ではできていないことがほとんどです。

ではどのように報連相を行えばよいのか。1つずつ見ていきましょう。

報告

タスクをする上で報告は必須です。

義務」と言っても良いでしょう。

報告は、適宜細かく行うと良いでしょう。

タスクが終わらないなどの悪いことほど早めに報告しましょう。

連絡

連絡は相手への「気配り」になります。

相手が欲しいと思う情報は連絡するようにしましょう。

相談

相談は「問題解決」へ直結します。

自分なりの案を作成し、結論を明確にすると良いです。

また、困ったことがあれば相談するようにしましょう。

ポイント

報告は「義務」、連絡は「気配り」、相談は「問題解決」として使い分けましょう。

まとめ

仕事をする上で必要な5つの基本について説明しました。

冒頭でも記載しましたが、今回学んだことは明日から実施して下さい。

実践しながら仕事をすれば、抱いていた悩みも軽減しているはずです。

以上、「【新社会人】仕事の進め方 知らなきゃ損!5つの基本について」でした。

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